🧭 GUÍA ESTANDARIZADA DEL PROCESO GENERAL DE VENTA A2J EN G3W

A2J EXTINTORES – Claridad, Calidad y Cumplimiento

🔹 Generalidad

En A2J, nuestro proceso de venta se basa en la atención personalizada inmediata y en el cumplimiento riguroso de la documentación.

El sistema G3W es la columna vertebral que garantiza la coherencia de todos los datos —desde el presupuesto inicial hasta la facturación—, asegurando la correcta certificación (UNE 23580) y la trazabilidad de cada servicio.

🔹 Ciclo General: Siete Fases Críticas

PResupuesto (PR) – Elaboración y presentación de la propuesta.
ALTA de Cliente – Registro formal del cliente de facturación y de servicio en G3W.
CONTRATO y Periodicidad – Formalización legal y programación de trabajos futuros.
TAREA (Asignación) – Creación y asignación de la orden de trabajo al técnico.
CALIDAD (Seguimiento) – Comunicación proactiva con el cliente y verificación del servicio.
VERIFICACIÓN (Vfc) – Revisión técnica y administrativa de la tarea ejecutada.
FACTURACIÓN (Fxxxxx) – Emisión y gestión de cobros.

📘 CAPÍTULOS DEL PROCEDIMIENTO DETALLADO EN G3W

🟦 Capítulo 1: PResupuesto (PR)

Objetivo:

Garantizar que la propuesta económica se genere con precisión, reflejando los materiales y las Horas Técnicas (HT) necesarias.

🔸 A. Cliente Ya Dado de Alta (Correctivo / Mantenimiento)

Acciones Clave:

Generación del Presupuesto (PR):
Desde la ficha de la tarea (doble clic en el nº de trabajo) o mediante los iconos de calculadora azul o cohete verde, según haya indicado el técnico (Manual G3W Trabajos 2.10).
Documentación Obligatoria (MOTE03):
El técnico debe completar en el campo Anomalías del Equipo:
- FOTO ANO 1 (fotografía de la anomalía)
- Anomalía 1 (descripción)
- Acción Correctora 1 (ítems, materiales y HT necesarias)
Elaboración del Contenido del PR:
En Gestión de Presupuestos, la oficina o comercial debe copiar las anomalías como capítulos, añadiendo los ítems de materiales y de honorario técnico (HT).

🔸 B. Cliente Nuevo (No Dado de Alta)

Acciones Clave:

Creación Provisional (Técnico):
Desde el móvil, con la bolita rosa N.CLIENTE, asociando el nuevo cliente a uno genérico de facturación.
Creación de Tarea (Técnico):
Usando la bolita morada N.TRABAJO, marcando “Trabajo destinado a presupuesto”.
Elaboración del PR (Móvil):
Utilizando el icono calculadora durante la ejecución de trabajos.

🟩 Capítulo 2: ALTA de Cliente (Factura y Servicio)

Objetivo:

Definir correctamente los responsables de facturación y servicio.

Acciones Clave:

Orden de Creación:
Primero se crea el Cliente de Facturación y luego el Cliente de Servicio desde Menú Principal / Clientes.
Alta Cliente de Facturación:
Registrar todos los datos de contacto (cargo, DNI, teléfono, etc.).
Alta Cliente de Servicio:
Asociar siempre al cliente de facturación correspondiente.
Registro de Equipos Adicionales:
Para equipos no físicos, usar el tipo DATOS GENERALES (para comunicación interna o certificados).

🟧 Capítulo 3: CONTRATO y Periodicidad

Objetivo:

Formalizar la relación contractual y programar la recurrencia de los trabajos.

Acciones Clave:

Generación del Contrato (G3W):
Automática al crear el cliente de servicio.
Firma de Contrato:
Mediante tarea FIRMA DE CONTRATO (firma en app o digitalizada).
Programación de Periodicidad:
Desde la ficha del cliente de servicio → botón Periodicidad.
Definición de Cuotas:
Se establece al definir la periodicidad (facturable o no facturable).

🟥 Capítulo 4: TAREA (Asignación al Técnico)

Objetivo:

Ejecutar y documentar correctamente el servicio en campo.

Acciones Clave:

Inicio y Horario: Primera tarea a las 08:00 h en cliente.
Lectura Obligatoria (MOTE07): Leer los ítems del Comentario de Tarea.
Ejecución de Ítems: Todos deben quedar justificados o dependientes.
Registro de Operaciones: Reservar 5–10 min. para registrar operaciones.
Documentación de Anomalías (MOTE03): Foto, descripción y acción correctora.
Parte Firmado: Obligatorio (nombre, firma, DNI, teléfono).
Comentario para el Cliente:
Registrar: FECHA, TÉCNICO, CLIENTE PRESENTE, TLF y OBSERVACIONES.
Cobros Inmediatos:
Marcar “Trabajo cobrado por el técnico” e indicar importe.

🟨 Capítulo 5: CALIDAD (Llamada y Seguimiento)

Objetivo:

Verificar la satisfacción del cliente y la calidad del servicio.

Acciones Clave:

Atención Inmediata: Contactar y confirmar la correcta atención recibida.
Actualización de Datos: Verificar teléfono y email del responsable.
Correctivos en el Momento: Resolver incidencias sencillas si es posible.
Gestión de Responsabilidad:
El cliente siempre tiene la última palabra en decisiones importantes.

🟪 Capítulo 6: VERIFICACIÓN (Vfc)

Objetivo:

Garantizar que el trabajo cumple los estándares de A2J antes de facturar.

Acciones Clave:

Revisar FOTO ANO 1, Anomalía 1, y Acción Correctora 1.
Verificar FOTO PAR y coherencia con certificado.
Confirmar registro de operaciones y checklist RD 513/2017.
Corregir precios o materiales si es necesario.
Marcar como Verificado (Caja Morada).

🟫 Capítulo 7: FACTURACIÓN (Fxxxxx)

Objetivo:

Emitir documentos de cobro de forma ordenada y trazable.

Acciones Clave:

Condición Previa: Trabajo finalizado (caja amarilla o morada).
Facturación Individual: Desde la ficha de tarea → botón Facturar.
Facturación Agrupada: Desde Menú Principal / Facturación.
Liquidación de Cobros: Oficina marca como pagados los cobros de técnico.
Envío de Documentación: Desde la ficha de la tarea → Enviar documentación completa al cliente.

🚀 ¡Tu Aporte es Vital!

Esta sección es un organismo vivo. Si identificas una forma de mejorar un procedimiento, o si crees que falta un paso crucial, ¡no te lo guardes!

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BUZÓN SUGERENCIAS/MEJORAS

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